Polisi preifatrwydd

Cyflwyniad

Mae ymgyrchoedd atyniadau cenedlaethol a rhyngwladol HyfforddiGweithioByw (TWL) GIG Cymru, yn marchnata Cymru fel lle deniadol i weithwyr gofal iechyd proffesiynol hyfforddi, gweithio a byw. Mae'r ymgyrchoedd hyn yn cefnogi'r gwaith o gyflenwi'r gweithlu presennol ac yn cyfrannu at biblinell y gweithlu i fodloni gofynion y dyfodol.

Mae HyfforddiGweithioByw yn cael ei ddarparu gan Addysg a Gwella Iechyd Cymru (AaGIC), Awdurdod Iechyd Arbennig o fewn GIG Cymru, sy'n eistedd ochr yn ochr â Byrddau Iechyd ac Ymddiriedolaethau. Mae'r sefydliad yn goruchwylio datblygiad strategol y gweithlu iechyd yng Nghymru ac mae'n ymroddedig i drawsnewid y gweithlu er mwyn sicrhau Cymru iachach. Mae ganddo'r rôl arweiniol mewn addysgu, hyfforddi, datblygu a siapio'r gweithlu gofal iechyd yng Nghymru i sicrhau gofal o ansawdd uchel i bobl Cymru.

Mae swyddogaethau allweddol HyfforddiGweithioByw yn cynnwys:

Cynnal ymgyrchoedd atyniad sy'n hyrwyddo gyrfaoedd gofal iechyd yn GIG Cymru, gan arddangos manteision hyfforddi a gweithio yn GIG Cymru, a Chymru fel lle i fyw
Datblygu ymgyrchoedd atyniad, sy'n cynnwys wynebau a straeon gweithwyr gofal iechyd proffesiynol sydd wedi dewis hyfforddi, gweithio a byw yng Nghymru
Cefnogi recriwtio i GIG Cymru drwy hyrwyddo'r ymgyrchoedd atyniadau hyn trwy gyfryngau amrywiol, gan gynnwys hysbysebu digidol, cyfryngau cymdeithasol a phresenoldeb mewn digwyddiadau gofal iechyd allweddol gyda'n stondin bwrpasol, sydd i gyd yn sbarduno diddordeb ac ymholiadau pellach i'n gwefan HyfforddiGweithioByw
Gweithio'n agos gyda chydweithwyr, partneriaid a rhanddeiliaid allweddol, a chynllunio ymlaen llaw, i helpu i sicrhau bod y gweithlu gofal iechyd yn diwallu anghenion y GIG a phobl Cymru, yn awr ac yn y dyfodol
Gwella'n barhaus yr hyn a wnawn a sut yr ydym yn ei wneud
Hyrwyddo a chynrychioli GIG Cymru.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau ynghylch sut y gellir defnyddio gwybodaeth, cysylltwch â ni trwy ein cyfeiriad e-bost HEIW.InformationGovernance@wales.nhs.uk

Ymwelwyr â'n gwefannau

Wrth ymweld â'r safle hwn rydym yn defnyddio gwasanaeth trydydd parti, Google Analytics, i gasglu gwybodaeth log rhyngrwyd safonol a manylion patrymau ymddygiad ymwelwyr. Rydym yn gwneud hyn i ddarganfod pethau fel nifer yr ymwelwyr â gwahanol rannau o'r safle. Dim ond mewn ffordd ddienw y caiff y wybodaeth hon ei phrosesu, nad yw'n adnabod unrhyw un yn unigol. Nid ydym yn gwneud, ac nid ydym yn caniatáu i Google wneud, unrhyw ymgais i ddarganfod hunaniaeth y rhai sy'n ymweld â'n gwefan. Os ydym am gasglu gwybodaeth bersonol adnabyddadwy trwy ein gwefan, byddwn yn agored am hyn. Byddwn yn ei gwneud yn glir pan fyddwn yn casglu gwybodaeth bersonol a byddwn yn egluro beth rydym yn bwriadu ei wneud â'r wybodaeth yma.

Defnyddio cwcis

Ffeiliau testun bach yw cwcis sy'n cael eu hanfon i'ch cyfrifiadur neu ddyfais symudol gan y gwefannau rydych chi'n ymweld â nhw. Maen nhw'n helpu i wneud i wefannau weithio'n well ac yn darparu gwybodaeth i berchnogion y safle. Er enghraifft, rydym yn defnyddio cwcis iaith i wybod ym mha iaith yr hoffech i'r wefan gael ei harddangos i chi, rydym hefyd yn defnyddio cwcis YouTube i fewnosod fideos mewn tudalennau a chwcis Google Analytics i olrhain ymddygiad defnyddwyr tra ar y safle. Drwy ddeall sut mae pobl yn defnyddio ein gwefan, gallwn wella'r llywio a'r cynnwys i ddiwallu anghenion pobl yn well. Mae'r wybodaeth a gesglir gan Lywodraeth Cymru yn cynnwys cyfeiriad IP, tudalennau yr ymwelwyd â nhw, porwr a system weithredu. Ni fydd y data yn cael ei ddefnyddio i adnabod unrhyw ddefnyddiwr yn bersonol.

Pobl sy'n cysylltu â ni drwy'r cyfryngau cymdeithasol

Darperir dolenni i gyfrifon Cyfryngau Cymdeithasol HyfforddiGweithioByw ar y dudalen cysylltu â ni neu drwy:

Facebook

Byddwn yn monitro ein tudalennau Cyfryngau Cymdeithasol a bydd gennym fynediad at unrhyw negeseuon preifat neu gyhoeddus a anfonir atom. Efallai y byddwn yn gofyn am wybodaeth ychwanegol. Fodd bynnag, byddwn ond yn cyfathrebu â chi gan ddefnyddio'r dull o'ch dewis o gysylltu.

Byddwn yn defnyddio'r wybodaeth hon i roi'r wybodaeth fwyaf perthnasol i chi ar gyfer eich sefyllfa benodol ac yn unol â'n harferion cyfrinachedd, ni fyddwn yn gofyn nac yn rhannu gwybodaeth sensitif adnabyddadwy trwy sylw cyhoeddus neu fforwm - dim ond yn breifat.

Mewn rhai achosion, efallai y bydd angen rhannu'r wybodaeth â sefydliadau eraill y llywodraeth gan gynnwys Llywodraeth Cymru neu gorff arall yn GIG Cymru er enghraifft - Bwrdd Iechyd yng Nghymru os oes gennych ddiddordeb mewn gweithio iddyn nhw/mewn maes penodol.

Os byddwch yn anfon neges gyhoeddus atom, byddwn yn defnyddio'r wybodaeth i ymateb i'ch ymholiad gan ddefnyddio neges breifat a gyfathrebir rhyngoch chi a HyfforddiGweithioByw. Os byddwch yn anfon erthygl, eitem o ddiddordeb neu eitem newyddion atom, efallai y byddwn yn rhannu neu'n ail-drydar eich neges os yw'n briodol.

Pobl sy'n anfon e-bost atom

Rydym yn defnyddio Transport Layer Security (TLS) i amgryptio a diogelu traffig e-bost yn unol â'r llywodraeth. Os nad yw'ch gwasanaeth e-bost yn cefnogi TLS, dylech fod yn ymwybodol efallai na fydd unrhyw negeseuon e-bost a anfonwn neu a dderbyniwn yn cael eu diogelu wrth eu cludo.

Byddwn hefyd yn monitro unrhyw negeseuon e-bost a anfonir atom, gan gynnwys atodiadau ffeil, ar gyfer firysau neu feddalwedd faleisus. Byddwch yn ymwybodol bod gennych gyfrifoldeb i sicrhau bod unrhyw e-bost y byddwch yn ei anfon o fewn terfynau'r gyfraith.

Eich hawliau

Mae'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn ymdrin â hawliau defnyddio data o dan ddeddfwriaeth o'r enw Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR). Mae'n pwysleisio bod angen i AaGIC sicrhau ein bod yn esbonio sut rydym yn defnyddio gwybodaeth.

Y wybodaeth a roddwn i chi am ein defnydd o wybodaeth fydd:

Yn gryno, yn hawdd ei ddarllen ac yn hawdd ei gyrraedd;
Wedi'i ysgrifennu mewn iaith glir; ac
Yn rhad ac am ddim

Pa gyfreithiau ydyn ni'n eu defnyddio?

Mae'r gyfraith yn pennu sut y gallwn ddefnyddio gwybodaeth. Yn y meysydd hynny lle rydym yn defnyddio gwybodaeth adnabyddadwy, mae'r cyfreithiau a ddilynwn sy'n caniatÃ¡u i hyn ddigwydd wedi'u rhestru isod:

Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol
Deddf Diogelu Data'r DU
Deddf Hawliau Dynol
Deddf Rhyddid Gwybodaeth
Dyletswydd Cyfrinachedd Cyfraith Gyffredin
Deddf Camddefnyddio Cyfrifiaduron
Deddf y Comisiwn Archwilio
Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio
Ar gyfer pob maes gwaith o fewn HyfforddiGweithioByw, AaGIC, y sefydliad fydd deiliad a defnyddiwr yr wybodaeth hon.

Pa wybodaeth ydym ni'n ei chasglu?

Er mwyn cyflawni ein swyddogaethau, efallai y byddwn yn prosesu gwybodaeth amdanoch chi, gan gynnwys: -

Enw
Manylion cyswllt gan gynnwys cyfeiriad, cyfeiriad e-bost a rhif ffôn
Cyfeirnodau unigryw gan gynnwys rhif GMC/NMC/HCPC
Gwybodaeth am eich rôl bresennol
Eich cymwysterau
Gwybodaeth ddemograffig fel oedran, ethnigrwydd rhyw
Gwybodaeth am gyllid a bwrsariaethau

Google Analytics

Rydym yn monitro gweithgarwch defnyddwyr i wella'r cynnwys a ddarperir ar y wefan hon. Mae'r wefan hon yn defnyddio Google Analytics, gwasanaeth dadansoddi'r we a ddarperir gan Google Inc. ('Google'). Mae Google Analytics yn defnyddio 'cwcis' a chod JavaScript i helpu i ddadansoddi gweithgarwch defnyddwyr ar wefannau. Bydd y wybodaeth a gynhyrchir am eich defnydd o'r wefan (gan gynnwys eich cyfeiriad IP dienw) yn cael ei throsglwyddo i weinyddion Google yn yr Unol Daleithiau a'i storio arnynt.

Bydd Google yn defnyddio'r wybodaeth hon i gynhyrchu adroddiadau gweithgarwch defnyddwyr ar gyfer y wefan hon. Gall Google hefyd drosglwyddo'r wybodaeth hon i drydydd partïon lle bo angen gwneud hynny yn a'l y gyfraith, neu lle mae trydydd partïon o'r fath yn prosesu'r wybodaeth ar ran Google.

Ni fydd Google yn cysylltu eich cyfeiriad IP ag unrhyw ddata arall a gedwir yn flaenorol. Gallwch wrthod defnyddio cwcis trwy ddewis y gosodiadau priodol ar eich porwr. Sylwch, os yw cwcis wedi'u hanalluogi, efallai na fyddwch yn gallu defnyddio swyddogaeth lawn y wefan hon. Drwy ddefnyddio'r wefan hon, rydych yn cydsynio i Google brosesu data amdanoch yn y modd ac at y dibenion a nodir uchod.

Rhannu eich gwybodaeth

Er mwyn cyflawni'r swyddogaethau uchod, rydym yn gweithio gyda phrifysgolion, byrddau iechyd a'n sefydliadau cyfatebol yn Lloegr, yr Alban a Gogledd Iwerddon. Gall hyn gynnwys rhannu gwybodaeth bersonol o bryd i'w gilydd. Lle mae hyn yn wir, cynhelir Asesiadau Effaith Diogelu Data a defnyddir Cytundebau Rhannu Gwybodaeth fel y bo'n briodol.

Diogelwch eich Gwybodaeth

Mae HyfforddiGweithioByw yn cymryd cyfrifoldeb i ofalu am yr holl wybodaeth o ddifrif. Mae hyn ni waeth a yw'n electronig neu ar ffurf papur ac a yw'n adnabyddadwy ai peidio.

Mae AaGIC hefyd yn cyflogi rhywun sy'n gyfrifol am reoli gwybodaeth a'i chyfrinachedd i sicrhau:

bod eich gwybodaeth yn cael ei diogelu; a
rhoi gwybod i chi sut y bydd yn cael ei ddefnyddio.

Mae'n ofynnol i'r holl staff ymgymryd â hyfforddiant yn rheolaidd. Mae angen hyfforddiant cynhwysfawr i helpu i ddiogelu'r wybodaeth a roddwyd, a ddefnyddiwyd, a broseswyd gan AaGIC.

Edrychwch ar dudalen Llywodraethu Gwybodaeth AaGIC i gael rhagor o wybodaeth.

Beth mae gennych hawl iddo?

Lle mae gwybodaeth a gesglir amdanoch yn adnabyddadwy ac yn berthnasol, bydd AaGIC yn sicrhau eich bod yn gallu cael mynediad at hyn. Mae hyn er mwyn i chi wybod beth sydd gennym.

Mae gennych yr hawl:

i wybod am fanylion am sut y defnyddir eich gwybodaeth;
cael copïau o'ch gwybodaeth.

Os hoffech wybod mwy, cysylltwch â'r person a restrir isod i gael rhagor o wybodaeth am eich hawliau mynediad.

Mae AaGIC yn ceisio ateb pob cais am fynediad at wybodaeth cyn gynted â phosibl. Mae'n ofynnol i'r sefydliad ddarparu ymateb i'ch cais o fewn mis (30 diwrnod calendr) o'i dderbyn, ond gall hyn fod yn ymestyn os yw'r cais yn gymhleth ac yn helaeth.

Bydd AaGIC yn edrych ar eich cais i sicrhau bod y wybodaeth y gofynnir amdani yn wybodaeth bersonol. Y rhan fwyaf o'r amser, bydd yn amlwg bod y wybodaeth yn bersonol ond bydd AaGIC yn cysylltu â chi os nad yw'n glir o fewn eich cais.

Oes rhaid i mi dalu ffi?

Bydd y wybodaeth yn cael ei darparu yn rhad ac am ddim.

Fodd bynnag, gallem ofyn am ffi fach. Dyma lle mae'r cais yn fawr neu'n cael ei ailadrodd. Bydd hyn yn seiliedig ar y gost o'i ddarparu.

Os hoffech gael rhagor o wybodaeth am ffioedd am wybodaeth, cysylltwch â'r person a restrir ar waelod yr hysbysiad hwn.

Sut bydd gwybodaeth yn cael ei darparu?

Os oes modd adnabod eich gwybodaeth, bydd yn cael ei darparu mewn fformat y gellir ei defnyddio ar system arall yn hawdd os yw'n electronig (h.y. Microsoft Word neu Excel). Fel arall, bydd yn cael ei gyflenwi ar bapur.

Caniatâd (caniatâd)

Lle gellir casglu gwybodaeth bersonol ac er mwyn i'r defnydd o hyn fod yn gyfreithlon, gall HyfforddiGweithioByw ofyn am ganiatâd gennych. Nid yw hyn yn angenrheidiol os yw'r defnydd ar gyfer sail gyfreithlon o dan y rheoliadau cyfredol ond bydd ystyriaeth bob amser yn cael ei wneud lle rhagwelir y bydd caniatâd yn cael ei gasglu a'i weinyddu'n gywir.

Bydd HyfforddiGweithioByw yn gofyn i ddefnyddwyr gwasanaeth am ganiatâd ar gyfer lle mae gwybodaeth bersonol yn rhan o'r prosesu. Bydd HyfforddiGweithioByw yn sicrhau bod yn rhaid rhoi unrhyw ganiatâd a ddarperir yn rhydd, yn benodol, yn wybodus ac yn ddiamwys. Rhaid i bob unigolyn ddarparu cam cadarnhaol clir eu bod yn cydsynio i'r data gael ei ddefnyddio ar gyfer y maes gwaith penodol a chael gwybod am ei ddefnydd drwy hysbysiad preifatrwydd ar wahân sy'n esbonio pa ddata sy'n cael ei ddefnyddio a pham.

Ar adeg cael ganiatâd, bydd HyfforddiGweithioByw yn egluro i unigolion eu bod yn gallu tynnu ganiatâd yn ôl ar unrhyw adeg ond hefyd na fyddai hyn yn golygu bod prosesu ar sail ganiatâd cyn tynnu'n ôl yn anghyfreithlon ac fe'i penderfynir ar a oes modd adnabod y data hefyd ar adeg y cais.

Rhaid i unigolion hefyd allu tynnu caniatÃ¢d yn Ã´l yn rhwydd ac yn rhydd ar unrhyw adeg a defnyddio eu hawl i gael eu hanghofio. Os tynnir caniatâd yn Ã´l, bydd HyfforddiGweithioByw yn gallu darparu datganiad buddiant dilys ar gyfer ei ofynion ei hun ar gyfer prosiectau a arweinir gan GIG Cymru.

Fodd bynnag, os na ellir adnabod y data ac na ellir gwahaniaethu gwrthrych y data oddi wrth y data a gasglwyd, ni fydd yr hawl i gael ei anghofio yn berthnasol.

Beth am roi'r gorau i ddefnyddio?

Byddai rhoi'r gorau i ddefnyddio fel arfer yn berthnasol i wybodaeth bersonol ac nid data na ellir ei adnabod a gedwir gan HyfforddiGweithioByw. Fodd bynnag, bydd hyn yn cael ei adolygu fesul achos yn dibynnu ar y gwaith sy'n cael ei gwblhau.

Ni fydd HyfforddiGweithioByw yn gyfrifol am gynnwys sydd eisoes wedi'i rannu'n rhydd yn y parth cyhoeddus, er enghraifft ar rwydweithiau cyfryngau cymdeithasol, at ddibenion newyddiaduraeth a llwyfannau eraill y tu allan i reolaeth HyfforddiGweithioByw. Os yw Gwrthrych y Data yn mynnu bod yr wybodaeth hon yn cael ei dileu (ac mae'n hawdd ei adnabod iddynt), yna bydd angen iddynt wneud cais i'r sefydliad neu'r cwmni sy'n cynnal y wybodaeth a gofyn am ei symud.

Gwneud penderfyniadau awtomataidd

Mae HyfforddiGweithioByw hefyd yn darparu mesurau diogelu rhag risgiau sy'n cynnwys prosesau sy'n cynnwys gwneud penderfyniadau awtomataidd.

Mae hyn yn berthnasol pan:

mae'n broses awtomatig; a
mae effaith gyfreithiol ar benderfyniad a wneir gyda'r wybodaeth.

Mae rhai meysydd gwaith o fewn HyfforddiGweithioByw yn gwneud nifer fach o benderfyniadau awtomataidd ond mae cyfranogiad dynol yn bennaf yn hyn o beth. Er enghraifft, bydd angen rhywfaint o awtomeiddio i gynnwys pobl wrth gynhyrchu data ystadegol at ddibenion adrodd neu ganlyniadau holiaduron ar-lein er mwyn pennu, coladu a lawrlwytho setiau data penodol yn effeithiol i greu adroddiadau a chanlyniadau.

Fodd bynnag, bydd HyfforddiGweithioByw yn cymryd camau i nodi faint o benderfyniadau awtomataidd y mae'n eu gwneud ac a yw'r rhain yn dderbyniol gyda phob proses.

Yn ei dro, bydd HyfforddiGweithioByw yn sicrhau bod unrhyw broffilio awtomataidd yn deg ac yn gyfreithlon. Bydd TWL yn defnyddio gweithdrefnau cywir, i gynnwys lleihau gwallau a chywiro lle nad yw'r data'n gywir.

Beth am hawliau i gywiro neu ddileu gwybodaeth anghywir?

Os oes unrhyw ddata personol wedi cael ei ddarparu gennych chi a'ch bod yn teimlo bod hyn yn anghywir, mae gennych hawl i ofyn i HyfforddiGweithioByw gywiro unrhyw gamgymeriadau yn y wybodaeth hon, waeth beth yw cyd-destun y defnydd.

Rhaid i HyfforddiGweithioByw sicrhau bod gwybodaeth anghywir neu anghyflawn sydd wedi'i phrofi naill ai'n cael ei dileu neu ei chywiro.

Cadw eich gwybodaeth

Byddwn ond yn storio gwybodaeth cyhyd ag y bo angen yn dibynnu ar y math a'r defnydd.

Mae cofnodion yn cael eu storio yn unol ag amserlen cadw a gwaredu Cod Rheoli Cofnodion ar gyfer Iechyd a Gofal Cymdeithasol. Mae hyn yn pennu'r isafswm amser y dylid cadw cofnodion.

Bydd HyfforddiGweithioByw yn cadw data er mwyn cydymffurfio â gofynion cyfreithiol.

Gwneud cwyn

Rydym yn ceisio bodloni'r safonau uchaf wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Am y rheswm hwn, rydym yn cymryd unrhyw gwynion a dderbyniwn am hyn o ddifrif. Rydym yn annog pobl i ddwyn y mater i'n sylw os ydynt o'r farn bod ein casgliad neu ddefnydd o wybodaeth yn annheg, yn gamarweiniol neu'n amhriodol. Byddem hefyd yn croesawu unrhyw awgrymiadau ar gyfer gwella ein gweithdrefnau.

Drafftiwyd y polisi preifatrwydd hwn gyda byrder ac eglurder mewn golwg. Nid yw'n rhoi manylion cynhwysfawr o bob agwedd ar gasgliad y wefan hon a defnydd penodol o wybodaeth bersonol gan HyfforddiGweithioByw. Rydym yn hapus i ddarparu unrhyw wybodaeth neu esboniad ychwanegol sydd ei angen. Dylid anfon unrhyw geisiadau am hyn i'r cyfeiriad isod.

Os ydych yn dymuno gwneud cwyn am unrhyw faterion yr ydych wedi'u profi ynghylch eich gwybodaeth, yna cysylltwch â:

Swyddog Diogelu Data/ Swyddog Diogelu Gwybodaeth

Addysg a Gwella Iechyd Cymru/Health Education and Improvement Wales,
Ty Dysgu,
Cefn Coed,
Nantgarw,
CF15 7QQ

Ffôn: 03300 585 005
E-bost: HEIW.informationgovernance@wales.nhs.uk

Os ydych yn dal yn anfodlon yn dilyn eich cwyn a bod hyn yn parhau heb ei ddatrys, mae gennych hawl i wneud cwyn i'r:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth,
2il Lawr, Ty Churchill,
17 Ffordd Churchill,
Caerdydd,
CF10 2HH

E-bost: wales@ico.gsi.gov.uk
Website: www.ico.org.uk

Dolenni i wefannau eraill

Nid yw'r polisi preifatrwydd hwn yn cwmpasu'r dolenni o fewn y wefan hon sy'n cysylltu â gwefannau eraill. Rydym yn eich annog i ddarllen y datganiadau preifatrwydd ar y gwefannau eraill y byddwch yn ymweld â nhw.

Newidiadau i'r Polisi Preifatrwydd hwn

Os bydd y polisi preifatrwydd hwn yn newid mewn unrhyw ffordd, byddwn yn rhoi fersiwn wedi'i diweddaru ar y dudalen hon. Mae adolygu'r dudalen hon yn rheolaidd yn sicrhau eich bod bob amser yn ymwybodol o ba wybodaeth a gasglwn, sut rydym yn ei defnyddio ac o dan ba amgylchiadau, os o gwbl, y byddwn yn ei rhannu â phartïon eraill.

Diweddarwyd y polisi preifatrwydd hwn ddiwethaf ar 15 Medi 2022.

Adborth

Rydym yn croesawu eich adborth. Os byddwch yn cysylltu â ni i ofyn am wybodaeth, efallai y bydd angen i ni gysylltu ag adrannau eraill y llywodraeth i ddod o hyd i'r wybodaeth honno. Os yw eich cwestiwn yn dechnegol, efallai y bydd angen i ni ei drosglwyddo i'n cymorth technoleg (Iechyd a Gofal Digidol Cymru (DHCW) ar hyn o bryd).

Nid ydym yn trosglwyddo unrhyw ran o'ch gwybodaeth bersonol wrth ddelio â'ch ymholiad oni bai eich bod wedi rhoi caniatÃ¢d i ni wneud hynny. Unwaith y byddwn wedi ateb i chi, rydym yn cadw cofnod o'ch neges at ddibenion archwilio a gwerthuso.